สำหรับบริษัท
10 เทคนิควิธีจัดการประชุมทางไกลที่ได้ผลดี

10 เทคนิควิธีจัดการประชุมทางไกลที่ได้ผลดี

29 กันยายน 2563

10 เทคนิควิธีจัดการประชุมทางไกลที่ได้ผลดี

29 กันยายน 2563

       ในปัจจุบันนี้ หลายองค์กรเริ่มปรับตัวและมีนโยบายให้คนทำงานได้มีสวัสดิการ ในการทำงานอยู่กับบ้าน และเลือกใช้วิธีการประชุมงานทางไกล เพื่อช่วยลดโอกาสในการสัมผัสเชื้อโควิด-19 อีกทั้งยังช่วยให้ผู้ประกอบการ และตัวของคนทำงานเองนั้นประหยัดค่าใช้จ่าย และเวลาในการเดินทางได้เป็นอย่างดี ไม่เว้นแม้แต่การรับสมัครงาน หางาน หรือสัมภาษณ์งาน ก็มีการปรับเปลี่ยนมาใช้การสัมภาษณ์ทางไกลแทนเช่นเดียวกัน แล้วสำหรับคนทำงานเอง จะมีวิธีใดบ้าง ที่สามารถจัดการประชุมงานทางไกล ให้ได้ผลดีที่สุด ตาม #Jobmyway ไปชมกัน


1.เลือกโปรแกรมประชุมที่ใช้ง่าย
ความสำคัญอันดับต้นๆของการประชุมทางไกลเลยก็คือ โปรแกรมที่ใช้ในการประชุมงาน ซึ่งปัจจุบันมีโปรแกรมฟรี ที่มีประสิทธิภาพ และสามารถใช้งานได้ง่าย ให้เลือกใช้กันอย่างมากมาย เช่นโปรเเกรม Zoom หรือโปรแกรม Skype เป็นต้น


2.เตรียมตัวให้พร้อม
ขั้นตอนที่สองคือการเตรียมตัวของคุณให้พร้อม ไม่ว่าจะเป็นการอาบน้ำ แต่งหน้า และเลือกเสื้อผ้าที่มีความสุภาพ และเป็นทางการ เพื่อเพิ่ม ความน่าเชื่อถือ และความ ไว้ วางใจ ให้กับการประชุมงานของคุณ


3.เลือกสถานที่การประชุมให้เหมาะสม
การเลือกสถานที่ในการใช้ประชุมงานนั้น ก็ควรเลือกสถานที่ๆมีแสงสว่างอย่างเพียงพอ มีสัญญาณอินเตอร์เน็ตที่ดี ไม่มีเสียงใดๆรบกวน เพื่อลดปัญหาที่อาจเกิดจากการสื่อสารในขณะ ที่ประชุม นั่นเอง


4.เข้าร่วมการประชุมก่อนเวลาอย่างน้อย 5 นาที
การเข้าร่วมประชุมก่อนเวลา ให้ได้อย่างน้อย 5 นาที จะเป็นอวัจนภาษาที่สามารถบอกไปยังผู้ประกอบการ และเพื่อนร่วมงานคนอื่นได้ว่า ตัวของเราได้เห็นความสำคัญของการประชุมในครั้งนี้ และเป็นการฝึกนิสัยที่ดีในการทำงาน ในด้านการตรงต่อเวลา และจะทำให้เราเป็นคนทำงานดี ได้อย่างแน่นอน


5.อย่าลืมบันทึกข้อมูลที่สำคัญ
ในการประชุมงาน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมงานแบบเก่า หรือ การประชุมทางไกล video conference สิ่งสำคัญที่คนทำงานควรทำเลยก็คือ การบันทึกข้อมูลที่สำคัญในการประชุมเอาไว้ เพื่อหลังจากจบการประชุมแล้ว สามารถนำบันทึกเหล่านั้นมาต่อยอด หรือปรับปรุงผลงานให้ดียิ่งขึ้น


6.เตรียมหัวข้อที่สำคัญเอาไว้
ก่อนเริ่มการประชุม หากคนทำงานมีปัญหาในการทำงาน หรือมีข้อสงสัยใดๆ ก็ควรจดลงบนกระดาษเอาไว้ เพื่อใช้ในการพูดคุยในที่ประชุม โดยการจดบันทึก จะช่วยให้ไม่เกิดการลืมนั่นเอง


7.เตรียมคำตอบสำหรับคำถามต่างๆ
นอกจากหัวข้อคำถามต่างๆแล้ว ตัวของคนทำงานเองก็ควรเตรียมคำตอบ ที่จะใช้ตอบคำถามต่างๆเอาไว้ เมื่อถูกถามคำถามเหล่านั้น ก็จะสามารถตอบ และมีคำอธิบายได้อย่างมืออาชีพ


8.ให้ความสนใจในการประชุม
ในการประชุมงานทางไกล อีกหนึ่งสิ่งทีหลายคนอาจมองข้ามไป นั่นก็คือการให้ความสนใจในการประชุม เนื่องจากอยู่ต่างสถานที่กัน แต่อันที่จริงแล้ว การให้ความสนใจในสิ่งที่ผู้พูดกำลังพูดอยู่นั้น ถือเป็นมารยาทที่ดีอย่างหนึ่งที่คนทำงานทุกคนควรจะมีนั่นเอง


9.มีมารยาทที่ดีในการประชุม
นอกจากมารยาทที่ควรสนใจในสิ่งที่ผู้พูดกำลังพูดนั้น มารยาทในการโต้เถียง หรือการพูดขัดจังหวะ ก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่ขาดไม่ได้เช่นเดียวกัน ซึ่งการมีมารยาทที่ดีนั้นจะช่วยให้การประชุมเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมีความราบรื่น


10.ทำสรุปข้อมูลการประชุมทุกครั้ง
หลังจากทำการประชุมเสร็จ อย่าลืมทำข้อมูล เพื่อสรุปสาระสำคัญต่างๆในการประชุมทุกครั้ง เพื่อนำมาใช้เป็นบรรทัดฐานในการทำงาน และสามารถหยิบยกข้อมูลเหล่านี้มาใช้ในการประชุมครั้งต่อไปได้นั่นเอง


บทความที่ได้รับความนิยม
งานที่น่าสนใจ